Customer Story

Verbesserte Planung mit Epic Sum Up

"Epic Sum Up is the missing Jira tool to more accurate estimation"

Origo Logo

Standort

Reykjavík, Iceland

Unternehmen

Origo bietet eine Reihe von verschiedenen IT-Lösungen als auch Ausstattungs- und Hardware Lösungen an. 

Das Unternehmen startete 1967 als IBM.  

EPIC SUM UP VERSION

INTEGRIERTE ATLASSIAN PRODUKTE

Jira Software 

Jira Service Management 

Confluence 

Bitbucket 

Crucible 

Fish Eye 

Bamboo

JIRA USER

2000 

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Problem: 

Einen einfachen Weg zu finden einen aktuellen Überblick über den Inhalt eines Epics zu bekommen, ohne sich die Reports anschauen zu müssen. 

Lösung mit Epic Sum Up: 

Detailliertere Planung und Projektbudgetierung. 

Zu einem Abschnitt springen: 

Das Problem

Transparenz bei der geplanten Zeit als auch bei der Nachverfolgung des Status ist eines der wichtigsten Anforderungen für alle Origo Kunden. Bevor Epic Sum Up bei Origo eingeführt wurde, konnte kein Zeitbudget festgelegt werden. Daher war es auch nicht möglich, das vereinbarte Budget mit den geleisteten Arbeitsstunden zu  vergleichen.

Zusätzlich hat Origo über eine Millionen Jira Vorgänge und hatte Schwierigkeiten den Aufgaben das richtige Zeitbudget zuzuordnen.

Der PM überprüft regelmäßig das Portfolio, welches auf dem Jira Filter Result Board angezeigt wird. Dank Epic Sum Up gibt es nun eine Statusübersicht über die Inhalte in einem Epic. Diese Übersicht hat zu einer verbesserten Budgetplanung vor und bei Projekten geführt. 

Während der Projektplanung konnte das Team nicht genau abschätzen, wie viele Stunden für das Projekt benötigt werden würden. Gleichzeitig fehlte dem Projektmanager der nötige Überblick, um ein Projekt in Jira richtig steuern zu können.

Vor der Nutzung von Epic Sum Up war der einzige Weg sich einen Überblick über das Budget und die verbrauchte Zeit bei einem Projekt zu verschaffen, sich jeden Monat, die vom Accounting Team erstellten Reports anzusehen und die gebuchte Arbeitszeit für ein Projekt in eine Excel Tabelle zu übertragen.

Die Lösung mit Epic Sum Up:

Epic Sum Up verschafft Origo zu jeder Zeit einen klaren Überblick, über die in einem Projekt gebuchte Arbeitszeit. Und das ohne sich die Berichte ansehen zu müssen. 

Vor der Installation von Epic Sum Up war dies nicht möglich. 

Das Ergebnis ist eine detailliertere Planung und Erfolg bei der Projektbudgetierung.

Als Origo angefangen hat mit Epic Sum Up zu arbeiten, war der rote Teil der Progressbar oft größer als der Grüne, obwohl die Zeit für das Projekt richtig gebucht war.

"Epic Sum Up is the missing Jira tool to more accurate estimation."
Sverrir Tynes
Software Solutions Expert, Origo

Mittlerweile sind die Projektmanager bei Origo schneller in der Lage zu reagieren, wenn die Summe der gebuchten Zeit für die einzelnen Aufgaben das Zeitbudget erreicht. Gleichzeitig ist das Bewusstsein dafür gestiegen und die Planung genauer geworden. Das verbesserte Nachverfolgen des Status war entscheidend, um die Art und Weise zu verändern, wie die Teams ihre einzelnen Arbeitsstunden dokumentierten und Veränderungen während eines Projekts zu reduzieren.

Epic Sum Up ist das tägliche Management Tool, das Reports vervollständigt und von Origo bis heute verwendet wird. 

Die Details

Das Summary Panel von Epic Sum Up erscheint beim Klicken auf die Progressbar des Epics auf dem Dashboard oder beim Klicken auf das Summary Panel im Epic Issue View.

  • Status wird automatisch aktualisiert
  • Vergleich mit dem gesetzten Budget ist immer sichtbar 
  • keine Veränderungen von Workflows wurden benötigt 
  • alles in Echtzeit 

 

Der aktuelle Status kann immer eingesehen werden, egal ob bei einer Unteraufgabe, Aufgabe oder einem Epic. Origo Mitarbeiter buchen ihre Arbeitszeiten überall. 

Das Summary Panel inklusive Zeit, geschlossener Vorgänge und Status Kategorie wird dank Epic Sum Up in jedem Epic angezeigt. Das war entscheidend um die Planung verbessern zu können.

“No configuration required. You can start using Epic Sum Up with default values.”
Sverrir Tynes
Software Solutions Expert, Origo

Das time progress custom field von Epic Sum Up zeigt den aktuellen Status jeden Epics in einem Portfolio auf dem Jira Dashboard an.

Nicht mehr ständig alles überprüfen zu müssen, war der Schlüssel zum Erfolg. Denn Epic Sum Up zeigt jederzeit die aktuellen Daten in einem Epic an. Diese Möglichkeit die Daten einsehen zu können, ohne Berichte erstellen zu müssen, war ein entscheidender Faktor für die verbesserte Planung von Aufgaben. Nun können Projektmanager das Zeitbudget besser einhalten.

Der PM und das Team öffnen den Detail View für einen Epic, um herauszufinden warum der Status nicht wie erwartet ist. In dieser Ansicht werden zuerst die noch nicht fertiggestellten Vorgänge, die das Zeitbudget schon überschritten haben, kontrolliert. Anschließend werden die Vorgänge überprüft, die schon fertiggestellt sind, aber noch Zeitbudget übrig haben. 

Origo Workflow

Generelle Struktur: 

Projekt → Epic → Aufgabe → Unteraufgabe

  • alle budgetierten Aufgaben basierend auf Stunden (von 100 bis über 1000 Stunden pro Epic) 
  • Erstellung eines Epics (oder mehreren Epics bei Großkunden) für jedes Projekt
  • Epic wird vom Besitzer (Leiter) genehmigt und ins Budget Feld wird die Gesamtsumme der geplanten Stunden eingetragen 
  • Projektmanager und das Team schätzen die Komplexität und die Zeit für die gesamten Aufgaben des Epics ein
  • Summe der geschätzten Zeit kann den im Budget Feld des Epics eingetragenen Wert nicht überschreiten 
  • die getane Arbeit wird auf die Aufgaben in Jira gebucht 

 

Entwicklungsprojekte verwenden eine andere Struktur an Vorgangstypen:

Projekt → Epics → (Story, Verbesserungen and Bug) → Unteraufgabe

ORIGO

Daten

1
Issues
1
Jira Projekte
$ 1 m
Revenues in 2019