Customer Story

Rechnungsworkflow automatisieren mit Epic Sum Up

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STANDORT

Goch, Germany

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APTIS hilft dabei Unternehmens-Wissen zu digitalisieren. Alle unsere Produkte werden in unserem Büro in Goch entwickelt und  supportet. 

EPIC SUM UP VERSION

VERWENDETE ATLASSIAN PRODUKTE

Jira Software 

Confluence 

Bitbucket 

Trello 

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Problemstellung: 

Wie man bei sich monatlich wiederholenden Accounting Aufgaben, Zeit spart und Fehler vermeidet.

Lösung mit Epic Sum Up und Scheduler: 

  1. Scheduler (Jira App) verwenden, um monatliche Aufgaben(die sich ggf. wiederholen) zu erstellen
  2. zu einem bestimmten Ordner hinzufügen 
  3. mit Epic Sum Up (Jira App) einen Container erstellen 
  4. Ordner in den neuen Container einfügen

 

Dadurch wird das Verlinken von Vorgängen, und das Überprüfen des aktuellen Status ermöglicht, und es gibt qualitatives Reporting. 

Zu einem Abschnitt springen: 

Das Problem

Das Accounting Personal hat Aufgaben, die sich jeden Monat wiederholen. Jeden Monat begann der Prozess wieder von vorne. Dies führte zu fehlenden Aufgaben und kleineren Fehlern, was beides sehr zeitaufwendig war zu korrigieren.

Es gab keine Checkliste, um zu überprüfen, dass alle Aufgaben erledigt wurden. Außerdem war es nicht möglich Reports zu erstellen, um diese Monat für Monat vergleichen zu können.

Das Management brauchte einen Workflow, der sich jeden Monat wiederholt. Einen der jeden Monat genaue Reports der Arbeitszeit anzeigt und gleichzeitig deutlich macht, wie lange an den einzelnen Aufgaben gearbeitet wurde. 

scheduler step 1

Scheduler Schritt 1:

Hauptinformationen inklusive Projekt und Issue Typ eingeben.

Die Lösung mit Epic Sum Up und Scheduler

Jira App: Scheduler

Spart Zeit 

Erstellt sich monatlich wiederholende Aufgaben, sodass keine Aufgabe mehr vergessen wird. 

Verringert Fehler 

Jede Aufgabe oder eine Gruppe von Aufgaben kann bearbeitet werden. Mit dem Verlinken derselben Aufgabe Monat für Monat, wird sichergestellt, dass Rechnungen pünktlich ankommen und bezahlt werden. 

Hilft bei der Organisation

Aufgaben werden automatisch in einen Ordner verschoben. Diese Ordner beziehen sich auf die bestehenden User Berechtigungen. 

"We no longer forget things. Integration with Epic Sum Up live reporting is key. "
Andreas Haaken
CEO, APTIS

Jira App: Epic Sum Up 

Gruppiert Ordner in Container 

Hier wird die angepasste Integration zwischen Scheduler und Epic Sum Up verwendet. Scheduler unterstützt die Container Link Felder, während Epic Sum Up Scheduler bei einer lückenlosen Arbeit unterstützt. 

Liefert eine genaue Berichterstattung

Das Summary Panel verschafft einen aktuellen Überblick. Um regelmäßig zu überprüfen zu können, dass das Zeitbudget nicht überschritten wird und die Aufgaben pünktlich fertig werden, zeigt das Summary Panel an, wie viel Zeit jede Person an einer Aufgabe gearbeitet hat. Mit allen relevanten Vorgängen in einem Container, sind aktuelle und monatliche Reports viel genauer. 

Scheduler Schritt 2:

Die Epic Sum Up Integration wird verwendet, um einen Zeitplan im Container “Monatliche Accounting Aufgaben 2020”  hinzuzufügen.

Warum wir diesen Lösungsweg gewählt haben

Scheduler kann sehr gut und einfach angepasst werden. Am Anfang wird etwas Zeit benötigt, um die sich monatlich wiederholenden Aufgaben einzurichten. Dies spart jedoch direkt Geld. Und bietet gleichzeitig eine Vielzahl an Bearbeitungsmöglichkeiten, damit bestimmte Regeln in bestimmten Projekten eingehalten werden. 

Zum Beispiel werden monatliche Vorgänge als Accounting Aufgabe automatisch verlinkt. Außerdem hat die Liste der schon bearbeiteten Rechnungen einen Link zu jedem Issue, was es einfacher macht in der vorgegebenen Zeit fertig zu werden. 

Scheduler Schritt 3: 

Monatliche Wiederholung am ersten Tag des Monats einstellen.

Warum Scheduler besser ist als die Alternativen

Im Atlassian Marketplace gibt es viele verschiedene Automatisierungs Apps. Wir haben hier einmal aufgelistet, warum APTIS sich für Scheduler entschieden hat: 

  • mehr Möglichkeiten zur Bearbeitung 
  • am weitesten fortgeschritten 
  • gut durchdachte und einfach zu bedienende Schnittstelle 
  • Integration mit Epic Sum Up möglich 
  • keine Scripting Erfahrung notwendig 
  • kann nicht nur von Jira Admins verwendet werden 
  • keine Post-functions bei Workflows notwendig 
  • keine zusätzlich komplexen Server seitigen Vorgänge 
  • um Aktionen zu definieren sind keine Eventlisten notwendig