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Einfache Reports erstellen mit Epic Sum Up

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Tochterunternehmen: Tokyo & Shangai

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Audiokinetic ist der weltweit führende Anbieter von plattformübergreifenden Audiolösungen, und unterstützt Entwickler mit seiner preisgekrönten, interaktiven Audio Engine Wwise®.

EPIC SUM UP VERSION

VERWENDETE ATLASSIAN PRODUKTE

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Problemstellung: 

Bei Consulting Projekten muss Audiokinetic genau aufpassen, dass das im Vertrag stehende Budget nicht überschritten wird. Damit das nicht passiert, wurde sehr viel Zeit in die gründliche Datenauswertung investiert. 

Lösung mit Epic Sum Up:

Dank dem Container Feature von Epic Sum Up ist diese gründliche Datenauswertung nun nicht mehr notwendig.

Zu einem Abschnitt springen: 

Das Problem

Um Reports für Consulting Projekte zu erstellen, musste Audiokinetic alle Aufgaben eines Epics raussuchen, richtig gruppieren und zweimal überprüfen, ob die Arbeitszeit pro Monat richtig gebucht wurde. Bevor diese Schritte nicht erledigt waren, gab es keine Möglichkeit zu sehen, ob das Zeitbudget schon überschritten worden war. 

Audiokinetic musste zur Arbeitszeitzusammenfassung und Nachverfolgung, für jedes Projekt einen passenden Report erstellen. Und das jede Woche, bei jedem Projekt, welches sich dem Budget näherte. 

Gleichzeitig waren diese Berichte aber nur für das Management sichtbar. 

Audiokinetic ruft das Timesheet vom Time spent Report aus auf, verwendet anschließend die Filter Option, wählt “vorheriger Monat” oder einen bestimmten Zeitraum aus, und sortiert dann nach User oder nach Aufgabe(wie im Screenshot zu sehen).

Die Lösung mit Epic Sum Up

Das Epic Sum Up Container Feature war der Schlüssel, um das zeitaufwendige Datenauslesen zu beenden. Jetzt kann Audiokinetic auf einen Blick sehen, was welches Team geleistet hat und was teamübergreifend geleistet wurde. 

Jedes Team kann immer noch seine eigenen Epics haben. Aber jeder Projektmanager benötigt nur einen einzigen Container, um sich einen Überblick verschaffen zu können. Eine hilfreiche Funktion, um die aktuelle Lage regelmäßig zu überprüfen, bevor es zu Problemen kommt.

"Thanks to Epic Sum Up, we can measure progress at a glance.”
Geneviève Picard
Senior Director of Production

Die Möglichkeit ein Budget setzen zu können, hat sich gerade beim regelmäßigen Überprüfen als hilfreich erwiesen. Teamleiter und Projektmanager verwenden es täglich. Und das mittlerweile sogar auch für interne Projekte.

Die Container Funktion wird bei Audiokinetic sehr häufig verwendet. Es gibt ein Epic Sum Up Summary Panel auf der rechten Seite und eine Liste der Issues in der Mitte.

Hinweis: Audiokinetic hat den Container Link hier nur für die Epics in diesem Screenshot aktiviert hat, um diese Ausführung eines Containers einfach zu halten und keine Container Links an individuelle Vorgänge anknüpfen zu müssen.

Wie Audiokinetic Epic Sum Up eingeführt hat

Anfangs installierte die IT das Plugin. Anschließend hat der Jira Admin es in einigen Stunden konfiguriert. An einem Punkt hat der Jira Admin gezögert die Container in Container Funktion zu aktivieren, daher hat Sie unseren Support kontaktiert.

Die einzige Hürde war ein Konfigurationsproblem, welches aber nichts mit Epic Sum Up zu tun hatte (es hatte etwas damit zu tun, wie Audiokinetic seine User in Jira und Confluence managet). Als das gelöst worden war, wurden das Epic Sum Up Plugin und alle Berichte in Jira und Confluence richtig angezeigt. 

Einfaches Setup, und es ist keine komplizierte Konfiguration notwendig. Auch ein Jira Admin, mit wenig Erfahrung, kann das das übernehmen. 

Time spent (siehe unter Detail View in Epic Sum Up) und das Timesheet sind die zwei Ansichten, die Audiokinetic für Reports verwendet. Das Timesheet vom Time Spent Report wird durch einen Klick auf das Logo in der unteren linken Ecke aufgerufen.

Außerdem verwendet Audiokinetic den Detail View, um den Status bei großen Projekten flächendeckend zu überprüfen.

Das time progress custom field von Epic Sum Up zeigt den aktuellen Status jeden Epics in einem Portfolio auf dem Jira Dashboard an.

Nicht mehr ständig alle Daten auslesen zu müssen, war der Schlüssel zum Erfolg. Denn Epic Sum Up zeigt jederzeit den aktuellen Status in einem Epic an. Diese Möglichkeit die Daten einsehen zu können, ohne Reports erstellen zu müssen, war ein entscheidender Faktor für die verbesserte Planung von Aufgaben und deren Budget. Nun können Projektmanager Projekte näher am Zeitbudget halten und besser einschätzen, wie viel Zeit für welche Arbeit benötigt wird.

Funktionen, die Audiokinetic an Epic Sum Up wertschätzt

  • sich direkt ,von überall einen Überblick verschaffen zu können, ohne zeitaufwendiges Suchen oder passende Reports erstellen zu müssen 
  • zwei Progress Bars (%Aufgaben, %Zeit) und deren Report kann mit nur einem Klick angezeigt werden
  • Daten in einem Epic Sum Up Report (Pop-up) können problemlos geändert werden, zum Beispiel die Zusammenfassung der Aufgabe
  • das festgelegte Budget hilft Entwicklern bei der Retrospektive einfach am Ende eines Sprints zu erkennen, ob Ressourcen verlagert werden müssen